Losse etiketten printen in Word
Nodig: Microsoft Word. Benodigdheden: A4-etiketvellen met artikelnummer.
Open de etikettenfunctie
Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik op Etiketten. In Engelstalige versies: Mailings → Labels.
Kies het juiste sjabloon
Klik op Opties en selecteer de fabrikant en het artikelnummer dat op je verpakking staat. Staat jouw nummer er niet bij, kies dan een sjabloon met exact dezelfde afmetingen en aantallen per vel.
Dit is de belangrijkste stap. Zelf een tabel met marges maken kost meer tijd en gaat vrijwel altijd één millimeter mis.
Typ je tekst
Vul het adresvak in. Wil je op elk etiket dezelfde tekst, kies dan "Hele pagina met hetzelfde etiket". Wil je één etiket, kies dan "Eén etiket" en geef rij en kolom op.
Klik op Nieuw document
Zo krijg je het vel als bewerkbaar document en kun je lettertype, uitlijning en logo's per etiket aanpassen voordat je print.
Print eerst een proef op gewoon papier
Leg de proefdruk op een etiketvel en houd beide tegen het licht. Zo zie je binnen tien seconden of alles goed valt.
Zet schaling op 100%
Kies in het printvenster "werkelijke grootte" in plaats van "passend maken". Die ene instelling is de meest voorkomende oorzaak van scheve etiketten.
Adressen uit Excel samenvoegen
Voor grote series — een ledenlijst, klantenbestand of verzendlijst — is samenvoegen veel sneller dan kopiëren en plakken.
Nodig: Microsoft Word, Microsoft Excel.
Zet je adressen in Excel
Eén rij per adres, met kopteksten in de eerste rij: Naam, Straat, Postcode, Plaats. Sla het bestand op en sluit het.
Start Afdruk samenvoegen in Word
Verzendlijsten → Afdruk samenvoegen starten → Etiketten. Kies daar weer het juiste sjabloon.
Koppel je Excel-bestand
Klik op Adressen selecteren → Bestaande lijst gebruiken en kies je Excel-bestand. Selecteer het juiste werkblad.
Plaats de velden
Klik in het eerste etiket op Samenvoegveld invoegen en zet de velden in de juiste volgorde met enters ertussen. Klik daarna op Etiketten bijwerken om dat naar alle etiketten te kopiëren.
Controleer het resultaat
Klik op Voorbeeld van resultaten en blader een paar records door. Let op adressen die te lang zijn voor het etiket.
Voltooi en print
Klik op Voltooien en samenvoegen → Documenten afdrukken. Zet ook hier de schaling op 100%.
Als je etiketvel er niet bij staat
Word kent de sjablonen van Avery, Herma, Sigel en een aantal andere merken. Gebruik je een huismerkvel, dan staat het artikelnummer daar meestal niet tussen.
Oplossing: kijk op de verpakking naar de afmetingen en het aantal per vel, en zoek een sjabloon met exact dezelfde specificaties. Huismerkvellen zijn vrijwel altijd gekopieerd van een Avery-formaat.
Lukt dat niet, maak dan via Opties → Nieuw etiket een eigen sjabloon aan met de maten van de verpakking. Let daarbij op de bovenmarge en de linkermarge — die twee bepalen de uitlijning.