Begin met de app van je merk
HP Smart, Canon PRINT, Epson Smart Panel en Brother iPrint&Scan zijn gratis, werken op Windows, macOS, iOS en Android, en zijn merkbaar betrouwbaarder dan Windows Faxen en scannen of de macOS-scanfunctie.
Ze bieden bovendien functies die het besturingssysteem niet heeft: rechtstreeks scannen naar e-mail of cloudopslag, automatisch bijsnijden, meerdere pagina's samenvoegen tot één pdf, en OCR om een doorzoekbare pdf te maken.
Dat laatste is het verschil tussen een archief dat je kunt doorzoeken en een map met plaatjes. Voor administratie is het de belangrijkste functie die er is.
Scannen naar je computer instellen
Controleer of printer en computer op hetzelfde netwerk zitten
Niet het ene op wifi en het andere op een gastnetwerk. Dit is de meest voorkomende oorzaak van "scanner niet gevonden".
Installeer de app van je merk
HP Smart, Canon PRINT, Epson Smart Panel of Brother iPrint&Scan. Die registreert tegelijk de scandriver.
Koppel de printer in de app
De app zoekt de printer op het netwerk. Wordt hij niet gevonden, voeg hem dan handmatig toe met het IP-adres van de netwerkconfiguratiepagina.
Stel de bestemming in op de printer zelf
Wil je scannen starten vanaf het printerdisplay (Scannen naar computer), dan moet de computer in de printerinstellingen als bestemming geregistreerd staan. De app doet dat bij de eerste koppeling.
Test een scan
Leg een pagina op de glasplaat en scan naar pdf. Werkt dat, dan werkt de hele keten.
Rechtstreeks scannen naar e-mail
De meeste all-in-ones met een kleurenscherm kunnen rechtstreeks naar e-mail scannen zonder computer. Dat scheelt bij administratie enorm: pagina erop, knop indrukken, pdf in je inbox.
Bij HP en Epson loopt dat via een cloudaccount van de fabrikant (HP Smart of Epson Connect). Je registreert de printer eenmalig en koppelt er een e-mailadres aan.
Bij zakelijke Brother- en Canon-modellen kun je een eigen SMTP-server invullen. Dat is voor een kantoor de betere route: dan gaat er geen post via de servers van de fabrikant.
Als scannen niet werkt maar printen wel
Loop deze vier af. Eén: zitten computer en printer op hetzelfde netwerk en subnet? Een actieve vpn zet je vaak op een ander subnet.
Twee: gebruik je de app van de fabrikant in plaats van de ingebouwde scanfunctie? Dat lost het merendeel op.
Drie: bij USB — probeer een andere poort en een andere kabel. Scannen stelt hogere eisen aan de verbinding dan printen, en een marginale kabel print prima maar scant niet.
Vier: verwijder de printer uit je apparatenlijst en voeg hem opnieuw toe. Daarmee wordt de scandriver opnieuw geregistreerd.